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熊本の司法書士・行政書士まつむら・まつなが事務所です 2

熊本の司法書士・行政書士まつむら・まつなが事務所です 1(https://mm-nankanoffice1.com/)も宜しくお願いします!

生産性をあげたい。よし、ムダな会議をやめよう!それがムリなら「押し出しファイリング」をオススメします。

お教えしたい! お教えしたい!-生産性をあげる

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書類整理に困っている女の子の写真

 

 

生産性をあげたいという人に、ムダな会議やめようってアドヴァイスする人って・・・

 

もっと個人でどうにかなるスキルを「そっと」教えてくださいっ!!

 

ムダな会議に参加しなくてもよくなるには、それなりの腕力?が必要となるのですっ。

 

同じベクトルで(ムダな時間を削減するという意味)で、個人でもできることといえば、資料にアクセスする時間を短縮する、ということがあげられると思います。複数の案件を同時にかかえるとき、それぞれの資料へのアクセスを最短にすること。これが、ムダな会議を撲滅できない、まだまだ権限を握っていない者にできるせめてもの抵抗ではないでしょうか。前置きはこのくらいにしまして、私が実行したことがある(現在崩壊している!その言い訳もご覧ください)激オシできる資料整理法をご紹介します。

 

 「押し出しファイリング」です。

 

これは、本当に机の上が片付きます。

紙の整理法としては、これが決定版ではないでしょうか。

紙資料を封筒に入れて保管するのですが、内容別に分類するんじゃなくて、時間順に並べていきます(自分の手元が一番新しいファイルになり、奥のものはより重要じゃないものとなります)。詳しくは、本をチェックしていただきたいのですが、これは、本当にオススメです。

 

自分は、この方式の採用当時、司法書士試験の受験生でした。3段のカラーボックスを買ってきて、それを横において、押し出しファイリング用の本棚を作っておりました。自室の勉強机から、すぐ手をのばせば、ファイルが手にとれるようにしておりました。土台は、無印のラックだったかな?

 

あと、キャノンさんの最も安い、コピー機を買っていました。模擬試験の問題の中で、あとでもう1回みたい問題は、コピーして保管しておりました。とにかくパッとアクセスできる、気になったらすぐチェックできる、ということを重要視しておりました。

 

現在、本自体は、古い情報もあるかと思いますが(どちらかというと、もはや歴史的価値のある情報となっているかもしれません)「押し出しファイリング」は、今でも有用な方法じゃないかな?と思います。

 

なぜ現在、システムが崩壊したのか?

 

案件管理については、士業の特性にもよりますが(もしかしたら、土地家屋調査士の先生は、物件ごとの管理をなさっているかも)現在、クライアントごとの管理をするようになりました。

ポケット1つ原則が崩れているんですよね。様々の資料を同じファイルに入れることになっています。なんの説明もないポケット1つ原則については、是非、本をご参照下さい。

 

またこれは、保管場所の問題でもあります。

私にとっては、アクセスし易い場所に、書類を保管していても、パートナーにとっては、仕事がやりにくいということはあります。

 

とりあえず、言い訳でした。

ただ現在でも、一人で、資料にあたるという業務をなさってる場合には、使える、採用を検討するに値するシステムだと思います。

 

今は、ScanSnapとEvernoteがあるじゃない!?という

 

私は、ScanSnap持ってないのです。欲しい!!事務所の業務用の複合機をEvernoteにも保存できるようにはしているのですが。ただ、自分の資料をEvernote、クライアントの資料は別に保管、という。これは結構めんどくさいですね!けど、しょうがないですね。

 

さいごに

 

生産性をあげる、というテーマは、あとは、前倒しで計画をすすめるということになるかと思います。これもまだまだ、難しいので、もっと細かく分ける必要があるなーと考えております。続きます。

 

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