エクセルでもできること、データベースソフトの方がやりやすいこと、とりあえず区別なく書いていきます。業務ソフトを使う側（かなりパソコン音痴）から見える風景と思って読んでいただければ、幸いです。私は、データベースソフトは、「桐」を使ってます。これは、データベースソフトを検討する上で、一番パソコン音痴に優しいかな？と思ったからです。私自身は、「桐」に非常に！満足しているのですが、事務所の私以外の者が、業務管理システムを管理していくことになる状況までは、想定していませんでした。その点、エクセルでのシステムが良いのでしょうねー。
データベースソフトで事件管理しようと思ったいきさつ
特に便利なのは、電話記録などやったことを記録しておくことです
とりあえず、データベースで事件管理しよう！と思い立ったのは、電話記録や、FAX送信、郵便のやりとりなど「やったこと」をパッと一覧できたらイイね！と思ったからです。それぞれの事件ごとに紙に書く、ということもできますが、まあ、書いた紙がどこにあるか分からん！という状況が発生し、また、電話がかかってきたときに、すぐ、パソコンの該当ページをひらいて、お答えできるという環境をつくりたいなあ、と感じたからです（実際は、お電話をかけなおす、という形になってます）。
紙でうちだすこと多い！
業務記録を書くということならば、エクセルみたいな表のみで完結します。ただ、業務のうち、特に裁判所に提出する書類は、オンラインでデータを提出することができないので、紙に打ち出すことになりますし、ご依頼者にお渡しする請求書、領収書、封筒宛名印刷、などなど、結構、紙に印刷することは、多くあります。
今は、こんな感じで、それぞれの表に対応した、入力画面もつくっています。そして、現在の領収書が、こんな感じです。
現在の領収書シート【データベースソフト「桐」で作成】
領収書作成のポイント
ご依頼者が法人の場合、まず、御中と書きたいし、また、かつ司法書士業務の場合は、報酬から1万円引いた金額に税率をかけたものを引いて請求することになります。
これを今まで、
#切り捨て（(＃合計（[報酬]）-10000）×0.1021,0）
という計算式としておりました。
そうすると、どういう不都合があるかというと、報酬合計が1万円未満のとき、マイナスの値が返ってくる！ということです。
これらの不都合をどうやって解決していたかというと、本当にアホみたいで恥ずかしいのですが、
領収書シートを使い分けていました。正確には、行政書士の報酬は、法人がご依頼者でも1万円を引かないので、領収書シートだけでも4種類ありました。さらに請求書シート、見積書シートがありました。
入力画面から、ボタンを押すと、印刷画面に入るという設定にはなっておりますが、印刷ボタンが大量に張り付けてある大変不格好な画面となっておりました。つい最近思い立って、統一シートにしようとして頑張ってみたのですが、分かりませんでした。そこでいつもお世話になっている有限会社タイムの村本さんに、お伺いし、教えていただいたのが、＃条件選択です。
#条件選択
この関数は、条件に応じた計算を行なう場合に使用します。たとえば「a ならば A の式で計算させ、b ならば B の式で計算させる」には、つぎの形式で指定します。
#条件選択( a , A , b , B )
「a でも b でもないなら C の式で計算させる」には、最後の条件に 1 を指定して、その後ろに計算式 C を指定します（else）。
#条件選択( a , A , b , B , 1 , C )
桐ヘルプより
#条件選択(＃合計（[報酬]）<10000,"",1,#通貨文字列(#切り捨て（(＃合計（[報酬]）-10000）×0.1021,0）,"④ ￥"))
真ん中の””は、空白という文字を返すという意味です。その次の１は、桐ヘルプのとおりです。＃通貨文字列がありますのでややこしいですが、（）のくくりかたを見ていただけると大丈夫だと思います。
今日あれっと思ったのですが、報酬がちょうど1万円のときは、数値の0が返ってきたのでとりあえず、このままにしました。
今後の改善点
まだ、法人のときは御中、個人のときは様、は、実装されていません（←実装と言ってみたかった）。たぶん、法人と個人は、代表者がいる、いないで分ければ良いのかなと思っています。
